Így tarts rendet! – kezdő vállalkozóknak

Egyetlen szabály van erre vonatkozóan, amit nagyon az eszedbe kell vésned, ha vállalkozó vagy: havonta, dátum szerint növekvő sorrendben, egy mappába lefűzve kell tartani a dokumentumokat. Akár elektronikusan is megteheted mindezt, ugyanis 2016 óta nem kötelező papír alapon tárolni a nyomtatványokat. Ám, egy feltételnek eleget kell tenni: az ellenőrző szervek által kért irat kinyomtatható legyen. 

Én mindössze kétféle módszert használok: 

1. PFA (Egyéni vállalkozás) esetén egy mappába kerül minden számla és nyugta vegyesen, dátum szerint sorba rakva. A végére a banki számlakivonatokat, a kinyomtatott havi nyilvántartásokat és a nyilatkozatokat fűzöm le, amiket elküldtem elektronikusan is az ANAF felé. Így, rendszerezve kerül vissza a mappa a vállalkozóhoz. Emellett elektronikusan is tárolok minden olyan nyilatkozatot, amit én küldök el a hivatalos szerveknek; cégenként, típusonként, külön mappában. Ezeket csak magamnak teszem el, hogy ha valami kérdés van, könnyen utána tudjak nézni. 

 2. SRL (KFT) esetén a mappába először a bejövő számlák kerülnek bele – dátum szerint –, utána a kimenő számlák – szintén dátum szerint –, majd a kasszakönyv és a banki számlakivonat. Ha van alkalmazott, ezek után a dokumentumok után fűzöm le a fizetési nyilvántartást, a jelenléti lapot, a nyilatkozatokat (ÁFA, adóbevallás, alkalmazottak után fizetett járulékok nyilatkozata), majd a sort a mérleggel zárom. 

A decemberi mappákba kerülnek – minden év végén – az év végi zárások, a leltárak és az eszközök listája. Külön mappába fűzöm le az éves és a féléves mérlegeket. És ebben az esetben is elektronikusan tárolok minden olyan nyilatkozatot, amit online küldök el a hivatalokba. Egyébként minden évet külön dobozba teszek: legalul a januári mappa, legfelül a decemberi, a dobozra pedig ráírom az évszámot és a cég nevét. Ha ellenőrzés van akkor így könnyen megtalálom a kért mappákat. Ez a saját és a férjem cégére vonatkozik, mert az ügyfeleimnek minden hónap végén, vagy minden év végén (ki hogy szeretné) visszaadom a mappákat, amiket havonta lefűztem és felkönyveltem. 

A törvény például azt írja, hogy a tárolás olyan helyen történjen, ahol nem érheti sérülés, nedvesség, vagy egyéb kárt okozó tényező a dokumentumokat. Tudniillik azokat több évre kell eltennie a vállalkozónak. Például az áru vagy termék mozgását kísérő bizonylatokat (Notă de recepție și constatare de diferențe; Bon de predare, transfer, restituire; Bon de consum; Dispoziție de livrare; Fișă de magazie; Listă de inventariere; stb.), a nyugtákat (Chitanță), átvételi-kiadási jegyzőkönyveket, kiszállási és utazási elszámolásokat, árubeszerzési listákat (borderou de achizitie) öt évig kell megőrizni, míg azokat a dokumentumokat, nyilvántartási könyveket, amik pénzügyi, könyvelési adatokat tartalmaznak (Registru jurnal, Registru inventar) már tíz évig. Az alkalmazottak fizetési elszámolását (statele de salarii) pedig ötven évre kell eltenni. 

Segíthetek még valamiben?
Várom hívásodat vagy e-mailedet az alábbi elérhetőségek valamelyikén: 
telefon: +40 733 94 11 42 
e-mail cím: office@contabnet.ro